Persoonsgegevens bekijken, aanpassen of verwijderen

De wet geeft u rechten ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Deze rechten geven u de mogelijkheid ons vragen te stellen over onze verwerking van uw persoonsgegevens. Zo kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens in te zien of te laten verwijderen, en uw persoonsgegevens of onze verwerking daarvan aan te passen of (tijdelijk) te stoppen. Op onze website(Verwijst naar een externe website) of de website van de Autoriteit Persoonsgegevens(Verwijst naar een externe website) kunt u meer lezen over uw rechten. Via het online aanvraagformulier(Verwijst naar een externe website) kunt u ons laten weten dat u gebruik wilt maken van een van uw rechten.

Om er zeker van te zijn dat wij uw persoonsgegevens alleen aan u verstrekken, zult u zich moeten indentificeren. Als u het online formulier invult, kunt u zich eenvoudig identificeren met DigiD. Heeft iemand anders u gemachtigd om een verzoek in te dienen? Dan kunt u gebruik maken van DigiD Machtigen.

Heeft u geen DigiD of wilt u DigiD niet gebruiken? Dan kunt uw aanvraag ook doen bij de balie van het Publiekscentrum in het gemeentehuis. U hoeft hiervoor geen afspraak te maken. De balie is open op maandag tot en met vrijdag van 09.00 uur tot 17.00 uur. U moet zich daar identificeren met een geldig identiteitsbewijs. Dat kan met een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Let op: wij accepteren geen kopie van deze documenten, alleen het origineel.

Ook kunt u een brief sturen naar de gemeente waarin  u uw verzoek kenbaar maakt. U kunt die brief sturen naar:

Vermeld in uw brief in ieder geval in welke gegevens u inzage wenst. Geef bijvoorbeeld aan met welke afdeling u contact heeft gehad. Vermeld daarbij ook uw naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres, zodat wij contact met u kunnen opnemen. Houd er rekening mee dat u zich moet identificeren. Dit kan zowel via de balie als via de website.

Bent u jonger dan 16 jaar? Of heeft u een curator of bewindvoerder? Dan kan alleen deze wettelijke vertegenwoordiger namens u een verzoek indienen.

Wat mag u verwachten na uw verzoek?

Na het ontvangen van uw verzoek, krijgt u van ons een bevestiging. Mochten wij meer gegevens van u nodig hebben, dan hoort u dat ook van ons. Normaal ontvangt u ons besluit op uw verzoek binnen 1 maand. Soms hebben we meer informatie van u nodig. Ook kan het gebeuren dat we meer tijd nodig hebben om uw verzoek te beantwoorden. Bijvoorbeeld als het om een omvangrijk dossier gaat en/of we de persoonsgegevens van iemand anders moeten beschermen. In dat geval zijn we verplicht die andere persoon eerst de mogelijkheid te geven zijn of haar mening te geven. Het zal echter nooit langer dan 3 maanden duren voordat u ons besluit ontvangt. Een verzoek om inzage gaat altijd enkel om uw eigen persoonsgegevens. Wij verstrekken dus geen gegevens die over iemand anders gaan. Persoonsgegevens van andere personen zullen we daarom altijd onleesbaar maken. U kunt het inzagerecht uit de AVG niet gebruiken om een kopie van documenten of een geheel dossier op te vragen.

Heeft u ons gevraagd om uw persoonsgegevens in te zien?

Dan sturen we een overzicht van uw persoonsgegevens meteen met het besluit mee. Soms is dat niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat het om heel veel gegevens gaat of als de gegevens niet eenvoudig uit onze systemen te halen zijn. Wanneer dat zo is dan geven we in het besluit aan op welke manier u uw gegevens wel ontvangt of doen we een voorstel voor een andere manier om uw gegevens in te zien.

Heeft u ons gevraagd uw persoonsgegevens te wijzigen of verwijderen?

U kunt ons vragen om de persoonsgegevens die over u gaan te wijzigen of te verwijderen. In dat geval bepaalt de wet of wij aan uw verzoek tegemoetkomen. Houdt u er rekening mee dat u in uw verzoek aan zult moeten geven waarom de gegevens gewijzigd of verwijderd moeten worden. Wij mogen gegevens alleen wijzigen wanneer deze aantoonbaar onjuist zijn. Professionele meningen kunnen in principe niet gewijzigd worden. Wij zullen u in dat geval de mogelijkheid geven om uw mening op te nemen in het verslag. Of heeft u ons gevraagd uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet meer te gebruiken? Als dat mogelijk is, dan doen we dat zo snel mogelijk. Als we uw persoonsgegevens aan andere organisaties hebben doorgegeven, dan stellen we deze organisaties zo snel mogelijk daarvan op de hoogte. We vertellen u dan ook welke organisaties dit zijn.

Informatie over de verwerking van persoonsgegevens bij uw verzoek

Ook om uw verzoek af te handelen hebben we uw persoonsgegevens nodig. Uw persoonsgegevens gebruiken we alleen voor activiteiten die nodig zijn voor het afhandelen van uw verzoek, in het bijzonder:

• de voortgang van uw verzoek bewaken
• u inzicht geven in de voortgang van uw verzoek
• contact met u opnemen bij vragen
• u op de hoogte brengen van ons besluit op uw verzoek
• uw persoonsgegevens verzamelen en aan u verstrekken 

Welke persoonsgegevens gebruiken we

Wij gebruiken de persoonsgegevens die uzelf aan ons verstrekt bij het invullen van het formulier via ons digitaal loket en aan de balie. Ook gebruiken we uw NAW-gegevens uit de Basisregistratie Personen. Daarnaast gebruiken we de persoonsgegevens die betrokken zijn bij de verwerkingen waar uw verzoek betrekking op heeft. Als u om inzage heeft gevraagd in al onze verwerkingen dan verzamelen we alle persoonsgegevens uit alle verwerkingen waarin u bij de gemeente bekend bent. Alleen zo kunnen we aan uw verzoek voldoen.

Waarom mogen we deze persoonsgegevens gebruiken

We hebben deze gegevens nodig om onze wettelijke taak – uw verzoeken behandelen – als gemeente te kunnen uitvoeren. Als u de aan u gevraagde persoonsgegevens niet of maar voor een deel aan ons wilt verstrekken betekent dit dat we uw verzoek niet in behandeling kunnen nemen.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor uw gegevens aan ons verstrekt zijn en uitsluitend zo lang de wet dit van ons verlangt. Hoe lang dit concreet is, is afhankelijk van het proces waarin wij uw persoonsgegevens verwerken en volgt uit de Selectielijst.

Bij een AVG-verzoek bewaren we uw persoonsgegevens zolang als nodig is om uw verzoek en een eventuele bezwaar- en beroepsprocedure af te handelen. Het dossier met uw verzoek, ons besluit daarop en de bijlage bij ons besluit met daarin het afschrift van uw persoonsgegevens bewaren we 3 jaar.

Meer informatie over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan

Meer informatie over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan vindt u op onze website(Verwijst naar een externe website). Heeft u daarna nog vragen? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via het e-mailadres FG@oss.nl(Verwijst naar een e-mailadres).

Niet tevreden met hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan?

Vindt u dat we onzorgvuldig zijn omgegaan met uw persoonsgegevens of deze ten onrechte verwerken? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via het e-mailadres FG@oss.nl(Verwijst naar een e-mailadres).

Als u daarna nog niet tevreden bent kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens(Verwijst naar een externe website).